3 Motive pentru care hârtia este mai puțin sigură decât documentele digitale

Imaginați-vă următorul scenariu:

Pregătiți un set de acte pentru a fi comunicate instanței prin poștă. Vă dați seama că ați printat un exemplar în plus, așa că îl aruncați la gunoi. Copia dvs. o adăugați la dosar și rugați un coleg să îl depoziteze în arhivă. Sigilați plicul și îl înmânați factorului poștal. Plicul ajunge la destinatar (un reprezentant semnând eventual pentru confirmarea primirii). Mai departe, persoana însărcinată cu sortarea corespondenței trece cu vederea faptul că plicul dvs. nu era sigilat corespunzător. Urmează ca documentele dvs. să treacă din mână în mână până ce ajung într-un final la dosarul cauzei. La rândul său, întreg dosarul este accesibil de către personalul însărcinat cu arhivarea documentelor.

Întrebare: Câte potențiale breșe de securitate informațională puteți identifica în scenariul propus?

Securitatea este, în mod întemeiat, una dintre cele mai importante preocupări în legătură cu digitalizarea mediului juridic. În mod paradoxal însă, nu regăsim aceleași standarde cu privire la securitatea documentelor în format fizic. Din fericire, veștile sunt bune: documentele electronice sunt net superioare hârtiei din punct de vedere al securității.

Conform unei statistici ICO (Information Commissioner’s Office – autoritatea britanică de supraveghere în materia datelor cu caracter personal), nu mai puțin de 40% dintre cele 598 de incidente de securitate raportate în perioada iulie-septembrie 2016 s-au datorat documentelor în format fizic:

pierderea sau furtul documentelor (14%)
documente comunicate prin fax sau poștă către un destinatar greșit (19%)
documente lăsate într-o locație nesecurizată (4%)
aruncarea în mod necorespunzător a documentelor (3%)

1. Hârtia nu ne poate spune dacă și când a fost accesată în mod abuziv

În cele mai rău caz, acest lucru se poate întâmpla în situația în care diverse persoane accesează în mod fraudulos spațiile destinate depozitării. Dar, de cele mai multe ori, breșele de securitate în legătură cu documentele în format fizic au loc atunci când persoanele neautorizate – precum cele care se ocupă de munca administrativă – citesc informațiile din cadrul documentelor. De exemplu: înainte să ajungă în fața instanței, documentele dvs. trec prin mâinile a numeroși funcționari, registratori și persoane care se ocupă cu înregistrarea, xeroxarea și arhivarea dosarelor. Fiecare document uitat pe marginea unui xerox este o breșă de securitate care așteaptă să se întâmple.

Datele în format electronic pot fi criptate, astfel încât, chiar dacă ar fi să ajungă pe mâinile unei persoane neautorizate, informația va fi protejată. De asemenea, un sistem de gestiune a fișierelor poate fi utilizat pentru a conferi diferite drepturi de acces utilizatorilor, conform calității acestora sau pentru a înregistra cine, când și ce fișiere a accesat.

2. Hârtia nu ne poate spune dacă a fost modificată sau dacă…nu mai este deloc

O persoană rău intenționată poate modifica, înlătura pagini sau chiar distruge complet un document în format fizic. Oricât de mult ne-am dori să fie altfel, ștampila de “Conformarea cu originalul” nu ne poate ajuta în acest sens. În schimb, semnătura electronică are scopul de a certifica faptul că un fișier nu a fost modificat. Mai mult decât atât, poate fi ținută o evidență clară a modificărilor documentului electronic, precum și a momentului în care acestea au avut loc.

3. Hârtia nu poate fi recuperată în caz de dezastru

Dezastrul poate fi simpla depozitare într-un loc greșit (numită și “rătăcire”😅) sau un incendiu neprevăzut. Pe bună dreptate, majoritatea arhivelor fizice nu au o copie 1-la-1 a tuturor documentelor depozitate. Acest lucru ar implica o muncă titanică, mult mai dificil de menținut decât însăși forma ”originală”. Pe de altă parte, documentele electronice tind să rămână în locul în care sunt salvate și pot fi copiate cu ușurință. Cei mai respectabili furnizori de servicii de stocare a datelor în cloud au implementat proceduri riguroase de recuperare a datelor în cazul unui dezastru, având numeroase copii de rezervă, stocate în centre de date din întreaga lume.

Din punct de vedere al costurilor și utilității practice, avantajele documentelor în format electronic sunt evidente. Însă, în ceea ce privește securitatea, credem că dezbaterea trebuie să aibă în vedere alternativele existente.